Hoe en wat:

Wie wat hoe in Document-Management:

In 1988 zijn de huidige specialisten van DocuPoint BV gestart als pioniers van z.g. DIS en Workflow-systemen. Meer dan honderd systemen werden mede door hun inbreng gerealiseerd.
Uit deze periode dateren producten: ® DocMan, DocLAN en DocLink, ® Systemen die in vrijwel alle soorten organisaties toepasbaar bleken. Van financiële instellingen, Overheid en van productiebedrijven en zorginstellingen tot ingenieursbureaus. Documenten van het formaat en inhoud als postzegel tot A0-(technische)tekening, van Handtekening tot historisch boekwerk en foto tot film.
Na een lange periode, waarin zelfstandig software werd ontwikkeld, heeft DocuPoint zich tegenwoordig toegelegd op het inventariseren van het aanbod en advies/begeleiding bij het inrichten en invoeren van systemen door middel van "standaard" software en begeleiding bij specifiek maatwerk. Hierbij maakt DocuPoint samen met u een keuze uit het totale Nederlandse aanbod van DIS- en Workflow toepassingen.
DocuPoint kent de markt en de valkuilen bij de implementatie van DIS- en Workflow-systemen.
Ten behoeve van deze nieuwe aanpak werden de Doc-producten getransformeerd naar concept en systematiek, die thans worden gehanteerd bij onze advies- en begeleidingdienst.
Wat wij in al die jaren vooral hebben geleerd is om de "human-factor" niet te vergeten.

Archiefinrichting:

In de beginjaren van onze activiteiten, hebben ook wij de fout gemaakt om "het papierloze kantoor" te prediken. Na verloop van tijd is ons gebleken, dat papier (vooralsnog) niet is weg te denken uit welke kantooromgeving dan ook. Vandaar dat rekening wordt gehouden met een mogelijke combinatie van traditionele (papieren) archieven en on-line bestanden.
Het is dan ook van het grootste belang, dat al deze archieven identiek, volledig en up-to-date zijn.

Begeleiding:

Bij veranderingstrajecten is het zeer belangrijk om te voorkomen dat men zaken over het hoofd ziet of verkeerde inrichtingskeuzes maakt en dat men niet in oude fouten vervalt. DocuPoint BV weet uit ervaring, dat voorbereiding en discipline zeer belangrijke aspecten zijn en blijven, tijdens en na de voltooiing van een project. Onze "DocMan-aanpak" ondersteunt een gedegen onderzoek naar de huidige processen, selectie en invoering van geautomatiseerde Informatiebeheer- en Workflow-systemen. Deze scenario's bieden garantie voor een succesvolle invoering en voortdurend gebruik van deze systemen.

Bemiddeling:

Helaas komt het voor, dat projecten niet probleemloos opgeleverd worden of halen de oplevering zelfs niet. De uiteindelijke redenen die daaraan ten grondslag liggen betreffen meestal "de communicatie".
Te vaak worden afspraken niet goed vastgelegd of praat men langs elkaar heen.
DocuPoint beschikt over kennis en vaardigheden om daarin een bemiddelende rol te vervullen en om het project weer vlot te trekken.

Advisering:

Omdat wij van mening zijn, dat digitalisering, automatisering, het opstellen van werkprocessen en alles wat daarbij of als gevolg daarvan aan de orde komt, toch een specialistisch vakgebied is, is Advies en Begeleiding (Consultancy) van groot belang.
Het in kaart brengen van de huidige werkprocessen, registreren van doorlooptijden e.d. roept veelal vragen op van de werkvloer en kan bij slechte communicatie tot ernstige onrust leiden.
DocuPoint BV treedt dan ook op als begeleider, bemiddelaar en beoordelaar van een situatie of kan als expert voor een second-opinion worden ingehuurd. (ter verificatie van de gemaakte of te maken keuzes)

Conversies:

Bij veel projecten dienen conversies plaats te vinden alvorens een systeem live kan gaan.
Dit kunnen reeds gedigitaliseerde bestanden of databases zijn.
Vaak handelt het bij deze conversies om het omzetten van papieren informatie naar een digitale vorm, of in digitale vorm, van het ene formaat naar het andere.
Dit soort exercities kunnen vaak automatisch of met behulp van speciale utilities worden uitgevoerd.
Er zijn tal van hulpmiddelen beschikbaar (ook gespecialiseerde organisaties) die een snelle introductie mogelijk maken.
Conversies vinden vaak plaats bij de bouw van kennissystemen (op Internet en Intranets) fusies of overnames, digitale houdbaarheid en het volgen van industriestandaards.

Data-Entry:

In aanvulling op SCAN-, OCR- en CONVERSIEdiensten kan het voorkomen, dat (evt. aanvullende) gegevens moeten worden vastgelegd voor registratie in een database. Op basis van deze gegevens worden dan aanvullende werkzaamheden uitgevoerd of worden deze gegevens weer gebruikt voor selectie en/of zoekopdrachten.
Het kan voorkomen dat deze gegevens niet automatisch of door middel van OCR kunnen worden vastgelegd. Daartoe wordt dan Data-Entry toegepast.
Deze verrijking van gegevens is vaak "monnikenwerk" en gebeurt aan de hand van inhoudelijke informatie.
Vaak is Data-Entry dan de enige oplossing.
DocuPoint heeft in haar netwerk een ruime hoeveelheid expertise en capaciteit beschikbaar.

Opleiden:

Bij veranderingen van werkprocessen, waarbij ICT een belangrijke rol speelt, moet grote zorg worden besteed aan de begeleiding van de medewerker.
Doet men dat niet, dan kunnen grote problemen op de werkvloer ontstaan doordat nieuwe werkmethodes niet "gedragen" worden.
Ook bij het besluitvormingsproces, waarbij bestaande processen in kaart worden gebracht en keuzes voor een nieuwe werkwijze worden gemaakt, is het dan ook van het grootste belang om daarbij "de werkvloer" te betrekken.
Afhankelijk van de complexiteit van de uiteindelijke oplossing, bestaan mogelijkheden voor gebruikers en beheerders om aanvullende, bedrijfspecifieke, kennis te verkrijgen.
Onze netwerkrelaties kunnen daarin voorzien.
Deze opleidingen kunnen ook in-company worden verzorgd.

Scannen & OCR:

Als u in het bezit bent van een grote hoeveelheid papieren documenten, deze informatie wenst veilig te stellen, of de inhoud wenst te bewerken in tekstverwerkers, in een database (bijvoorbeeld als kennissysteem) wenst op te nemen, dan is het volgende wellicht voor u interessant.
Onze werkwijze:

Samen met u, wordt een proefset samengesteld, die representatief is voor de totale hoeveelheid te verwerken (digitaliseren) documenten.
Door middel van diverse instellingen, zoals resolutie, contrast, zwart/wit/grijstinten, kleur/etc. worden bestandsformaten aangemaakt, en wordt deze digitale informatie verwerkt met een aantal OCR-pakketten.
Indien u, naar aanleiding van de kwaliteit van de resultaten, afziet van opdracht tot verwerking, brengt DocuPoint BV geen kosten in rekening. Een proefneming behoort in onze aanpak bij het offertestadium.
De resultaten van de proefneming worden met u doorgenomen en samen met u wordt een keuze gemaakt voor de definitieve verwerking.
Alvorens tot die definitieve keuze te komen, wordt een definitieve offerte opgesteld, zodat er later geen verrassingen ontstaan.
U ontvangt de gedigitaliseerde informatie in gescand formaat (TIFF of PDF) en WORD of Excel formaat.

De uitvoering van dit concept vindt plaats in samenwerking met gespecialiseerde organisaties (afhankelijk van hoeveelheid, frequentie e.d.) DocuPoint BV kent geen opslagpercentage op deze ingeschakelde Netwerkpartijen.
Alleen de coördinatiekosten en de overige door DocuPoint uitgevoerde werkzaamheden worden aan u in rekening gebracht.

Integratie online geproduceerde informatie:

Vandaag de dag worden de meeste documenten digitaal geproduceerd en bewaard.
Vaak gebeurt dat in zelf onderhouden en aangemaakte mapjes ergens op de lokale pc, laptop, server e/o cloud.
Wij merken vaak dat het "ongeorganiseerd" is. Derhalve aandacht voor de integratie van deze informatie en zeker t.a.v. versiebeheer omdat men daar ook vaak de mist mee in gaat.

WorkFlow:

Bij het automatiseren van werkprocessen, of beter gezegd, bij het inschakelen van ICT om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren, gebeurt het maar al te vaak, dat men bestaande processen klakkeloos kopieert naar een geautomatiseerd proces, zonder de mogelijkheden die ICT biedt optimaal te benutten.
Hierbij is het van het grootste belang om alle mogelijkheden die geboden worden, de revue te laten passeren. Ook dient men zich bij die processen waar externe partijen betrokken zijn, zich af te vragen, hoe je met deze partijen de komende jaren denkt om te gaan, wat zij van jouw organisatie verwachten en wat de trends zijn die van belang kunnen zijn voor de interne en externe relatie.
Maar al te vaak wordt bij een veranderingsvoorstel de opmerking gemaakt:
"We hebben het altijd zo gedaan, dus doen we het nu net zo".
Kortom, mocht u overwegen om uw bedrijfsprocessen te automatiseren, grijp dan dat moment aan om uw bedrijfsprocessen op een creatieve manier te benaderen.
Heeft u daar hulp bij nodig of wenst u een second-opinion, u kunt ons altijd bellen of mailen voor een oriënterend gesprek.
n.b. zie tevens het hoofdstuk Advisering

Voorbeelden:

Vanuit de veelheid aan applicaties en projecten die wij in de loop der jaren mochten uitvoeren, hebben wij er een aantal geselecteerd die model staan voor de toepassingen in DIS en Workflow. Een aantal daarvan zijn (dus lang geleden) op video gezet, (de apparatuur is dus verouderd) maar zijn qua toepassing nog steeds actueel en spreken tot de verbeelding. De voorbeelden komen van een voorlichtingsfilm voor de beurs DIS'96. Deze voorlichtingsfilm werd vervaardigd in opdracht van NMA.
Deze toepassingen zijn:

NUTS bedrijf

Metaalhandel

Financiële instelling